Jedzenie zawsze zapewnia organizacja goszcząca. W niektórych projektach wolontariusze otrzymują gotowe posiłki (np. trzy razy dziennie), w innych organizacja zapewnia budżet lub produkty spożywcze, z których wolontariusze przygotowują posiłki wspólnie jako grupa. Często grupa organizuje się przydzielając zmiany w kuchni, które zmieniają się codziennie. To świetny sposób na integrację i poznanie potraw z różnych krajów.
‍
W ramach projektu zapewnione jest również zakwaterowanie. Warunki są zazwyczaj proste i wspólnotowe – wolontariusze mieszkają razem jako grupa w miejscach takich jak szkoły, ośrodki młodzieżowe, budynki organizacji społecznych, hostele młodzieżowe czy namioty.

W niektórych przypadkach konieczne może być zabranie własnego śpiwora lub podstawowego wyposażenia. Szczegółowe informacje zawsze znajdują się w opisie konkretnego projektu.

Wolontariusze pracują zazwyczaj około 5–6 godzin dziennie, maksymalnie 35 godzin tygodniowo. Praca wykonywana jest w charakterze wolontariatu i polega na wsparciu działań społecznych, edukacyjnych lub ekologicznych organizowanych przez lokalną społeczność.

Pozostały czas uczestnicy spędzają wspólnie – poznając kraj i region z innej perspektywy niż zwykły turysta, integrując się z międzynarodową grupą wolontariuszy oraz uczestnicząc w różnych aktywnościach organizowanych przez grupę lub organizację goszczącą.

Koszty podróży uczestnicy pokrywają we własnym zakresie. Każdy wolontariusz organizuje podróż samodzielnie.

Po akceptacji, najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem projektu, wolontariusz otrzymuje szczegółowy przewodnik opisujący jak najłatwiej dotrzeć na miejsce zbiórki. Zawiera on również informacje o dostępnych środkach transportu wraz z linkami i rozkładami jazdy.

Każdy projekt koordynowany jest przez lidera (wolontariusza lub pracownika organizacji goszczącej), który wspiera uczestników w zakresie organizacji pracy, logistyki oraz integracji grupy.

Dodatkowo nad projektami czuwają koordynatorzy organizacji goszczącej, którzy w razie potrzeby służą pomocą uczestnikom.

W projektach przeznaczonych dla osób niepełnoletnich organizacja goszcząca zapewnia dodatkowy nadzór i wsparcie dostosowane do wieku uczestników.

Udział w projekcie workcamp wiąże się z kilkoma rodzajami kosztów.

Na całkowity koszt udziału składają się:

- opłata programowa SPW
- ewentualna opłata organizacji goszczącej (tzw. „extra fee”)
- koszt podróży
- ewentualne koszty wizowe lub szczepień

‍Organizacja goszcząca zapewnia uczestnikom:
- zakwaterowanie
- wyżywienie
- wsparcie koordynatora projektu

Opłata programowa SPW
Opłata programowa SPW jest płatna w momencie rejestracji na projekt i stanowi wkład uczestnika w organizację programu wolontariackiego oraz współpracę z międzynarodową siecią organizacji partnerskich.

Wysokość opłaty programowej SPW wynosi:
- projekty w Europie – 500 zł
- specjalne projekty dla osób małoletnich – 650 zł
- projekty poza Europą – 750 zł
- projekty „Family” w Europie – 300 zł od osoby

W systemie rejestracyjnym opłata ta oznaczona jest jako „to be paid now”.

Opłata organizacji goszczącej („extra fee”)
W niektórych projektach organizacja goszcząca pobiera dodatkową opłatę związaną z realizacją projektu.
Opłata ta:
- pobierana jest bezpośrednio przez organizację goszczącą
- płatna jest dopiero po zaakceptowaniu uczestnika na projekt
- najczęściej podawana jest w walucie kraju projektu (np. EUR, USD, JPY)

W systemie wyszukiwarki oznaczona jest jako „to be paid after acceptance”.

Jak prezentowana jest cena w wyszukiwarce projektów?
W wyszukiwarce projektów widoczna jest orientacyjna całkowita kwota, przeliczona na złotówki.

Kwota ta jest sumą:
- opłaty programowej SPW
- oraz ewentualnej opłaty organizacji goszczącej.

Po najechaniu kursorem na ikonę informacji przy cenie można zobaczyć dokładne rozbicie opłat oraz waluty, w których są one płatne.

PRZYKŁAD
Projekt w Japonii, przy którym widnieje cena 3142 PLN.
Po najechaniu na ikonę „i” pojawia się informacja:
PLN 750 to be paid now. JPY 90000 is to be paid after acceptance.
Oznacza to:
- 750 zł (pay now) – opłata programowa SPW płatna przy rejestracji
90000 JPY (pay later) – opłata organizacji goszczącej płatna po zaakceptowaniu na projekt

DODATKOWE KOSZTY
Uczestnik pokrywa również we własnym zakresie:
- koszty podróży
- ewentualne koszty wizowe
- ewentualne szczepienia
- kieszonkowe na wydatki prywatne

Podróż organizowana jest samodzielnie przez uczestnika.

Są to projekty finansowane w ramach programu Europejski Korpus Solidarności (EKS).

W przypadku tych projektów uczestnicy nie ponoszą opłaty programowej SPW.

Dodatkowo uczestnicy otrzymują:
- dofinansowanie kosztów podróży
- kieszonkowe
- zakwaterowanie i wyżywienie

Projekty te dostępne są dla osób w wieku 18–30 lat.

Jak je znaleźć?
W wyszukiwarce zamiast kwoty widnieje przy nich „Free”, a w kodzie projektu pojawia się oznaczenie „ESC”.

Zwrot opłaty programowej SPW w przypadku rezygnacji uczestnika

W przypadku rezygnacji po zaakceptowaniu na projekt:
- do 30 dni przed rozpoczęciem projektu potrącana jest opłata manipulacyjna w wysokości 100 zł, a pozostała kwota jest zwracana
- w przypadku rezygnacji mniej niż 30 dni przed rozpoczęciem projektu opłata programowa SPW nie jest zwracana

Zwrot opłaty organizacji goszczącej („extra fee”)

Zwrot tej opłaty zależy od zasad konkretnej organizacji goszczącej.
Szczegółowe informacje dotyczące tej opłaty uczestnik otrzymuje po zaakceptowaniu na projekt.

Zwrot w przypadku odwołania projektu

Takie sytuacje zdarzają się bardzo rzadko ale w przypadku odwołania projektu przez organizację goszczącą zwracana jest cała opłata programowa SPW.
Zwrot opłaty organizacji goszczącej („extra fee”) zależy od zasad danej organizacji. Takie sytuacje zdarzają się bardzo rzadko.